TIMWOODS-model: De acht vormen van lean verspilling (2024)

Lean thinking is een van de meest populaire methodologieën voor continu verbeteren. De methode helpt organisatie met het verminderen van ‘waste’ – de term voor iedere actie of stap in een werkproces die geen waarde toevoegt aan het uiteindelijke resultaat.

De populairste aanpak voor het analyseren van de mate van waste – in het Nederlands: verspilling – is het zogeheten ‘TIMWOODS’-model. Dit model werd in de jaren 80 ontwikkeld door Toyota, een van de grondleggers van de lean-methodiek. Hoewel de aanpak sindsdien is doorontwikkeld en volwassen is geworden – onder meer nieuwe benaderingen zoals agile en six sigma zijn vandaag de dag in de aanpak verweven – heeft het TIMWOODS-model altijd zijn relevantie behouden.

TIMWOODS staat voor deacht verschillende typen waste die onderscheiden kunnen worden, te weten: Transportation (transport), Inventory (voorraad), Motion (beweging), Waiting (wachten), Overproduction (overproductie), Overprocessing (oververwerking), Defects (gebreken) en Skills (vaardigheden). Experts van Supply Value, een adviesbureau gespecialiseerd in onder meer lean werken, zetten uiteen waar ieder van deze zeven thema’s voor staat en geven enkele voorbeelden uit de praktijk

Transport

De eerste vorm van verspilling is Transport, en betreft het onnodig transporteren van onder meer mensen, tools, voorraad en apparatuur. Hierdoor ontstaan risico’s zoals productbeschadigingen en defecten, maar het kan ook leiden tot onnodig meerwerk en inspanningen van medewerkers.

Binnen sommige organisaties is nog altijd sprake van inefficiënte leveringsroutes, bijvoorbeeld wanneer voor klanten verschillende time slots voor de bezorging worden gehanteerd. Boodschappenbezorger Picnic heeft een manier bedacht om transportverspilling te minimaliseren, door vaste bezorgmomenten aan te houden in de wijken waar het bedrijf levert. Dit heeft geleid tot meer efficiëntie in het leveringsproces.

Inventory

Inventory omschrijft het probleem waarbij meer informatie of materialen op voorraad zijn dan nodig voor het proces, een gevolg van onder andere overmatige inkoop of overproductie. Hoewel voorraad wordt gezien als een asset (deze kan immers verkocht worden), kan te veel voorraad tot diverse problemen leiden. Denk bijvoorbeeld aan meer producten met gebreken of beschadigingen, inefficiënte allocatie van kapitaal of langere lead times.

Een leverancier van snoepgoed die kampt met enorme voorraden die niet direct verkocht kunnen worden, kan bijvoorbeeld tegen het probleem aanlopen dat zijn snoepgoed veroudert, waardoor het met grote verliezen verkocht moet worden aan prijsconcurrende ondernemingen.

Motion

Motion gaat over onnodige bewegingen van mensen, apparatuur of machines binnen de werkomgeving. Binnen een officeomgeving gaat het bijvoorbeeld om het lopen van mensen naar andere ruimtes of het zoeken naar documenten. Maar ook het rennen van vergadering naar vergadering en de tijd die hierbij verloren gaat kan als een dergelijke verspilling worden gerekend.

Binnen een productieomgeving gaat het bijvoorbeeld om repetitieve handelingen die geen waarde toevoegen voor de uiteindelijke klant, zoals het lopen naar een andere ruimte om gereedschap te pakken of producten te verplaatsen. Het zo efficiënt mogelijk inrichten van de verschillende werklocaties is cruciaal voor meer gestroomlijnde processen en het voorkomen van verspilde moeite van de medewerkers.

Waiting

Het inefficiënt wachten op materialen en informatie is de vierde belangrijke verspilling. Wanneer een procesketen erg lang wordt, verslechtert de communicatie en komen er bij elke stap meer risico’s kijken. Vaak moeten leveranciers wachten op oplevering of levering van andere bedrijven of collega’s alvorens een proces gecontinueerd kan worden.

Binnen een productieomgeving is het productieproces vaak afhankelijk van ruwe grondstoffen die veelal door andere partijen geleverd worden en in een kantooromgeving kan een e-mail die op zich laat wachten zorgen voor onnodige vertraging van een proces. Mogelijke oplossingen zijn het voeren van gestandaardiseerde werkinstructies, maar bijvoorbeeld ook het houden van een gezamenlijke dag- of weekstart waarin de prioriteiten duidelijk worden gedefinieerd.

Overproduction

Overproductie houdt in dat een bedrijf meer produceert dan op dat moment gevraagd wordt vanuit de klant. Hoewel je met overproductie een voorraadbuffer opbouwt, leidt het doorgaans tot verschillende problemen. Zo betekent het mogelijk hogere opslagkosten, voldoen de extra producten niet altijd aan de toekomstige verwachtingen en bestaat er kans op defecten, waardoor later herstelwerkzaamheden nodig kunnen zijn. Dit geldt vooral binnen productieomgevingen.

In een kantooromgeving kan overproductie betrekking hebben op het maken van onnodige kopieën van documenten, het opstellen van rapporten die niemand zal lezen, het leveren van meer informatie dan nodig of het leveren van diensten of informatie aan de klant, terwijl deze daar nog niet klaar voor is. Door niet te ver vooruit te werken en geleerde lessen mee te nemen kan overproductie worden tegengegaan.

Overprocessing

Van Overprocessing (de tegenhanger is ‘underprocessing’) is sprake wanneer organisaties meer werk verrichten dan waar de klant voor wil betalen, of wanneer te veel werk nodig is om kwaliteit te leveren, bijvoorbeeld doordat extra stappen in een proces worden toegevoegd die eigenlijk niet nodig zijn.

De oplossing om dergelijke verspilling tegen te gaan begint bij het denken vanuit de klant en goed achterhalen welke eisen de klant stelt aan een product of dienst. Dan kan het leverings- en productieproces daarop worden afgestemd zonder overbodige processtappen te doorlopen of overbodige features te leveren.

Defects

Defecten ontstaan wanneer producten nog niet gereed zijn om te gebruiken. Dit resulteert meestal in ofwel het aanpassen van het product of het verwijderen ervan. Beide resultaten zijn een verspilling, omdat ze extra kosten met zich meebrengen voor de operaties zonder dat ze waarde opleveren voor de klant.

Om dit type verspilling tegen te gaan kunnen organisaties eerst in kaart brengen wat het meest voorkomende defect is en zich daarop richten. Daarnaast is het slim om een proces in te richten dat afwijkingen opspoort, waardoor geen defecte producten worden doorgegeven in het productieproces. Ook is het belangrijk om het proces zo in te richten dat dit niet tot defecten leidt. Tot slot zorgt gestandaardiseerd werk voor een consistent productieproces met zo min mogelijk defecten.

Skills

De laatste veelvoorkomende verspilling is het onbenut laten van beschikbare skills van de medewerkers. Die vaardigheden van medewerkers komen minder tot hun recht wanneer zij andere werkzaamheden moeten verrichten dan waarvoor zij oorspronkelijk zijn aangetrokken, bijvoorbeeld vanwege een tekort aan werk.

Van onbenutte skills is ook sprake als medewerkers onvoldoende eigenaarschap en verantwoordelijk krijgen in het werkproces. Als het management medewerkers alleen hun uitgezette opgaven laten uitvoeren en niet ook een beroep doet op hun expertise en kennis – bijvoorbeeld door medewerkers te stimuleren zelf verbeterpotentieel in de werkprocessen te identificeren – is de kans groot dat processen niet zullen verbeteren, met het risico op verspilling. Het zijn immers bij uitstek de mensen op de werkvloer die tegen problemen aanlopen en deze het beste kunnen oplossen.

Tot slot is het belangrijk om de vaardigheden van medewerkers door training continu te versterken, zodat ze optimale prestaties leveren in het proces en op de meest efficiënte wijze opereren – zonder waste – zodat de eindklant optimaal kan worden bediend.